令和2年2月26日
株式会社サンライズ
代表取締役 田中正直
メールアドレス誤送信に関するご報告とお詫び
記
本年1月28日に弊社の人為的ミスにより、本年３月末日を以て契約が満了する弊社会員様2,399件のメールアドレスが当該会員様2,399名に誤送信される事案が発生致しました。
会員の皆様及び関係者の皆様方に多大なるご迷惑とご心配をおかけ致しましたことを、深くお詫び申し上げます。
１．本件の経緯について
以下、時系列でご説明させて頂きます。
| 1月28日（火） | 16:57 | メールアドレス誤送信発生 |
| 17:00 | 担当者が誤送信に気付き、上司に報告 誤送信したメールアドレス件数の確認（2020年３月末日を以て弊社との契約が満了する会員様（以下、「当該会員様」と言います。）の登録メールアドレス2,399件と判明 | |
| 19:48 | 当該会員様へ謝罪、事情説明及び誤送信メール削除依頼のメール送信（１回目） | |
| 1月29日（水） | 弊社にてメール誤送信についての対策会議（新メールソフトの検討・変更） | |
| 1月30日（木） | 弊社にて新メールソフトの導入 | |
| 1月31日（金） | - | 弊社にて新メールソフトの運用開始 メール送信作業のフロー変更 |
| 19:43 | 当該会員様へ２回目の謝罪と事故発生後の弊社の本件に係わる対応に関する報告。 メール誤送信から同日までの会員様よりの問い合わせ件数は、電話７件、メール２件 | |
２．発生原因
従来、弊社は、メール一斉送信サーバーにて各設定をおこなっており、一斉メール送信前に、権限が付与されたＰＣのメールソフトにて、メール本文に対象メールアドレスとコマンドの一覧を添付して管理者メールアドレス宛に送信し、リストの追加を行っておりました。
また、サーバーの設定上、管理者メールアドレスと送信者メールアドレスはアカウント及びドメインが酷似しており、人為的ミス発生を誘発してしまう背景がありました。 今回、担当者にて早期継続割引を実施する会員リストを作成し、リストの更新作業を行う際、 管理者メールアドレス宛とすべきメールソフトの操作手順を、一斉送信用メールアドレス宛としてしまったため、対象者へリストの更新対象のメールアドレスが誤送信されました。
３．再発防止策
メール一斉送信の際の遵守すべき事項を定め、全社員に改めて周知徹底を図ります。またシステム自体の見直し策として、2020年１月31日より外部企業が提供する、クラウド型一斉メール配信システムを導入致しました。同システムは、各部署責任者及び各部内メール送信責任者別に階層分けされたグループを作り、同時にシステム管理画面にて社内アカウントを作成し、操作記録を閲覧できるよう設定します。
本件発生原因でありましたリスト更新の作業は、部内メール送信責任者がWEB管理画面の操作にて行います。このシステム導入及び同システムに従った操作により、今後の人為的ミスによるメール誤送信の発生を徹底して防止致します。 また、一斉メール送信につきましては、新システムによる送信を厳守し、同システムの理解を深めるよう手順を明確化し、マニュアル作成の上、定期的に研修を実施することによって社員教育を徹底致します。
全社一丸となって今後のご信頼の回復に努めて参る所存です。 何卒変わらぬご支援を心よりお願い申し上げます。
以上